Postup pri certifikácii

Prípravná fáza predstavuje prípravu na audit. Manažér kvality vymenuje vedúceho audítora, audítora a odborného pracovníka. Audítorský tím zodpovedá za kvalitné vykonanie auditu.

Prvá etapa auditu

Prvá etapa auditu je vykonaná s cieľom:

• auditovať dokumentáciu systému manažérstva klienta,
• zhodnotiť podmienky a špecifiká lokality klienta a uskutočniť s pracovníkmi klienta diskusiu, aby sa posúdila ich pripravenosť na druhú etapu auditu,
• preskúmať stav klienta a jeho chápanie požiadaviek normy najmä s ohľadom na určenie kľúčových činností alebo významných aspektov, procesov, cieľov a prevádzky systému manažérstva,
• zozbierať potrebné informácie týkajúce sa rozsahu systému manažérstva, procesov a lokality (lokalít) klienta, ako aj súvisiacich štatutárnych a právnych aspektov a ich zhody,
• preskúmať pridelenie zdrojov na druhú etapu auditu a odsúhlasiť s klientom podrobnosti druhej etapy auditu,
• poskytnúť zameranie plánu druhej etapy auditu na základe získania dostatočného pochopenia systému manažérstva klienta a jeho činností na mieste v súvislosti s možnými významnými aspektmi,
• posúdiť, či sa plánujú a vykonávajú interné audity a preskúmania manažmentom a či úroveň implementácie systému manažérstva vytvára predpoklady na to, že klient je pripravený na druhú etapu auditu.

Zistenia z prvej etapy auditu sú zdokumentované a  klientovi je zaslaný protokol z auditu, vrátane odporúčaní a identifikácie nedostatkov, nezhôd a priestorov na zlepšenie, ktoré musia byť do druhej etapy odstránené.

Druhá etapa auditu

Cieľom druhej etapy auditu je zhodnotiť zavedenie systému manažérstva klienta vrátane jeho efektívnosti. 

Druhá etapa zahŕňa:

• informácie a dôkaz o zhode so všetkými požiadavkami aplikovateľnej normy systému manažérstva,
• monitorovanie, meranie, podanie správy a preskúmanie výkonnosti v porovnaní so zámermi a cieľmi kľúčových činností,
• systém manažérstva klienta a jeho činnosti z pohľadu zhody s legislatívou,
• prevádzkové riadenie klientových procesov,
• interné auditovanie a preskúmanie manažmentom,
• zodpovednosť manažmentu za politiku klienta,
• väzby medzi normatívnymi požiadavkami, politikou, zámermi a cieľmi činností, akékoľvek aplikovateľné požiadavky legislatívy, zodpovednosť, kompetentnosť pracovníkov, činnosti, postupy, údaje o výkonnosti, zistenia interných auditov a závery.

Zistenia z druhej etapy auditu sú zdokumentované a  klientovi je zaslaný protokol z auditu, vrátane odporúčaní a identifikácie nedostatkov, nezhôd a priestorov na zlepšenie, ktoré musia byť do dozoru odstránené.

Interval medzi prvou a druhou etapou auditu je po dohode s klientom, nesmie však prekročiť dĺžku 6 mesiacov. Po 6 mesiacoch nemusia byť výstupy z prvej etapy relevantné, preto bude certifikačným orgánom posúdené, či je potrebné prvú etapu opakovať.

Recertifikácia

Recertifikačný audit sa plánuje a koná s cieľom hodnotenia pokračujúcich plnení všetkých požiadaviek príslušnej normy systému manažérstva. Cieľom recertifikácie je potvrdiť pokračujúcu zhodu a efektívnosť systému manažérstva ako celku, ako aj jeho pokračujúcu dôležitosť a aplikovateľnosť na predmet certifikácie.

Recertifikácia zahŕňa audit na mieste, ktorý obsahuje:

• celkovú efektívnosť systému manažérstva s ohľadom na interné a externé zmeny a jeho pokračujúcu významnosť a aplikovateľnosť na predmet certifikácie,
• preukázaný záväzok udržiavať efektívnosť a zlepšovanie systému manažérstva s cieľom podporiť celkovú výkonnosť,
• zhodnotenie, či činnosť certifikovaného systému manažérstva prispieva k dosahovaniu politiky a cieľov organizácie.

Ak sa počas  recertifikácie zistia nezhody alebo chýba dôkaz o zhode, certifikačný orgán musí určiť termíny nápravy a nápravných činností, ktoré treba zaviesť pred vypršaním certifikácie.